Tietosuojaseloste

päivitetty 25.2.2025

AgiToko Dogs ry sitoutuu suojaamaan kaikkien sidosryhmiensä edustajien yksityisyyttä. Tällä tietosuojaselosteella informoimme, millä tavalla käsittelemme henkilötietoja toiminnassamme.

Rekisterin pitäjä ja yhteystiedot:
AgiToko Dogs ry (Y-tunnus 2547491-5), käytetään lyhennettä ATD
hallitus@agitokodogs.fi 

Rekisterien yhteyshenkilöt

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste, tarkoitus ja tietojen säilytysajat

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa sekä oikeutettu etu huolehtia sen tarjoamista palveluista ja viestinnästä jäsensuhteen tai hallivuokrasuhteen perusteella rekisteröidyn suostumuksella. 

Jäsenrekisteri & jäsenhakemusten rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on koiraurheiluseuran jäsenyyden hoitaminen kuten jäsenrekisterin ylläpito, jäsenlaskutus, tiedottaminen sekä aktiivisuus- ja lisenssitietojen ylläpito. Jäsenrekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain seuran omassa toiminnassa. Nimeä lukuun ottamatta henkilötiedot poistetaan jäsenrekisteristä, jos rekisteröity eroaa tai erotetaan AgiToko Dogs ry::sta. Pyynnöstä myös nimi poistetaan jäsenrekisteristä. Jäsenhakemus on voimassa 6 kk. Mikäli koejäsenyyttä ei voida myöntää 6 kk:n kuluessa, jäseneksi hakeneen henkilötiedot poistetaan rekisteristä.

Avain- ja käyttöoikeusrekisteri:

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on koiraurheiluseuran harrastutilojen käyttöoikeuksien hallinta ja seuranta. Avain- ja käyttöoikeusrekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain seuran omassa toiminnassa. Pyynnöstä henkilötiedot poistetaan rekisteristä käyttöoikeuden päättyessä.

Käyttäjätunnusrekisteri ja varauskalenteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on koiraurheiluseuran tiedotuskanavien sekä varauskalenterin käyttäjätunnusten ylläpitäminen. Tiedotuskanavien tarkoituksena on varmistaa, että vain seuran jäsenillä ja koejäsenillä on pääsy sisäisen tiedottamisen kanaviin. Käyttäjätunnusrekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain seuran omassa toiminnassa. Jos henkilö eroaa seurasta, hänen kaikki tietonsa poistetaan käyttäjätunnusrekisteristä. Käyttäjä voi myös itse poistaa tunnuksensa varauskalenterijärjestelmästä. 

Kilpailu- ja tapahtumatoiminta

Henkilötietojen tarkoituksena on koiraurheiluseuran järjestämien epävirallisten ja virallisten kisojen sekä kokeiden ja tapahtumien toteuttaminen. Henkilötietoja käsitellään ilmoittautumisen yhteydessä ja ilmoittautumistiedot poistetaan tapahtuman jälkeen. Mahdolliset lähtö- ja tuloslistat säilytetään ja henkilötiedot voidaan poistaa niistä pyydettäessä. 

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

AgiToko Dogs ry ei käsittele henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta tai henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. 

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Jäsenrekisteri ja jäsenhakemukset

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika (pakollinen, jos hakee nuorisojäsenyyttä)
  • Perheenjäsen, joka on ATD:n jäsen (pakollinen, jos hakee perhejäsenyyttä)
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero ja -toimipaikka)
  • Mahdollinen voimassa oleva koetoimitsija- tai koulutusohjaajakortti
  • Koiran tiedot jäseneksi haettaessa ja jatkossa harrasteryhmiin paikkaa haettaessa
  • Aktiivisuustiedot
  • Jäsen- ja kurssimaksutiedot
  • Ryhmäpaikkatiedot

Pääosa rekisteriin talletettavista tiedoista saadaan henkilöltä itseltään jäsenhakemuksen ja harrasteryhmiin hakemisen yhteydessä. Aktiivisuustiedot, jäsen- ja kurssimaksutiedot sekä ryhmäpaikkatiedot kertyvät jäsenen osallistuessa toimintaan. Koiraharrastusryhmiin osallistumiseen vaadittavat lisenssitiedot tarkistetaan kausittain lajiliitoilta, eikä niitä tallenneta.

Avain- ja käyttöoikeusrekisteri 

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Maksutiedot
  • Avaimen luovutus- ja palautuspäivämäärä

Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään harrastetilojen käyttöoikeutta haettaessa.

Käyttäjätunnusrekisteri ja varauskalenteri 

Rekisteriin tallennetaan ainoastaan henkilön nimi ja myönnetty käyttäjätunnus. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään jäsenhakemuksen kautta. Varauskalenteriin henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään tunnuksia haettaessa. 

Kilpailu- ja tapahtumatoiminta 

Rekisteriin tallennetaan kilpailun tai kokeen kannalta olennaisimmat ilmoittautumistiedot, kuten etunimi, sukunimi, yhteystiedot sekä koiran tiedot. Osaan järjestämistämme kilpailuista ilmoittaudutaan muiden tahojen ylläpitämien rekistereiden kautta ja näitä järjestelmiä koskee omat tietosuojaselosteensa. 

Verkkosivut agitokodogs.fi

Seuran verkkosivusto hyödyntää Google Analytics -palvelua, joka kerää tietoa sivuston käyttäjistä. Tässä yhteydessä ei kerätä yksilöitäviä henkilötietoja. Kolmannen osapuolen evästeitä käytetään Google Analyticsin ohella mm. sivustolle kirjautumisen yhteydessä käyttäjäistunnoissa (sivuston päivittäjät ja keskustelijat). Käyttäjä voi muokata yksityisasetuksia internet-selaimen asetuksista ja halutessaan estää evästeiden käytön kokonaan.

Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Rekisteröity yhdistys voi luovuttaa viranomaisille rekisterin tietoja lain tai muiden määräysten niin vaatiessa. AgiToko Dogs ry ei luovuta jäsentensä yhteystietoja kaupallisiin tarkoituksiin.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tietojen suojaus

AgiTokoDogs ry ylläpitämien rekistereiden käyttöön ovat oikeutettuja vain yhdistyksen erikseen niihin nimeämät henkilöt. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä kolmansia osapuolia, kuten yhdistyksen nimissä olevia Google Workspace-tilejä. Henkilötietoja säilytetään suojatuilla palvelimilla, palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa varastossa, jonne on pääsy seuran puheenjohtajalla ja kahdella seuran toimikunta-aktiivilla sekä varaston vuokranantajalla.

Seuran jäsenet pääsevät henkilökohtaisella tunnuksella ja salasanalla ATD:n jäsenyys-sivuille, jossa julkaistaan mm. listat jäsenten aktiivisuudesta, ryhmäpaikoista sekä työvuoroista talkootilaisuuksissa. Yhdistyksen järjestämien tapahtumien ja koulutusten osallistujatiedot tallennetaan osallistujalistoiksi. Ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot poistetaan heti tapahtuman  jälkeen. Rekisteriin talletettuja henkilötietoja ei ole säädetty salassa pidettäviksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat AgiTokoDogs ry:n rekistereihin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella käsittelyä vastustetaan. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti kyseessä olevaan rekisteriin nimetylle yhteyshenkilöille sähköpostitse.

Scroll to Top